企業(yè)外部信息交互是日常工作中常見的業(yè)務(wù)模式，內(nèi)容可能涉及到企業(yè)的核心信息，例如，將設(shè)計(jì)圖紙外發(fā)給生產(chǎn)方，向客戶發(fā)送合同等。這些信息一旦外泄，企業(yè)就有可能失去對其的控制，極有可能因?yàn)榭蛻艋蚝献骰锇榈恼`操作導(dǎo)致信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

如何防止文件外發(fā)二次泄密？

在外發(fā)防止泄密方面，華企盾DSC數(shù)據(jù)防泄密系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的文檔對外交互需求提供完善的外發(fā)管控方案，企業(yè)可以通過加密保護(hù)外發(fā)文檔、建立完善外發(fā)管控機(jī)制，保護(hù)外發(fā)文檔在外安全。

1、對外發(fā)文檔進(jìn)行加密，防止外泄

系統(tǒng)為企業(yè)提供嚴(yán)密的文檔加密管理，企業(yè)可以提前對需要外發(fā)的技術(shù)資料、合約細(xì)節(jié)等文檔進(jìn)行加密保護(hù)，當(dāng)需要外發(fā)給合作方查看時(shí)，可設(shè)置解密密碼，或設(shè)置只有在指定的計(jì)算機(jī)上才可打開文件，這樣可以保護(hù)機(jī)密資料在外部同樣可控安全。

2、文件外發(fā)權(quán)限設(shè)置，到期自動刪除

可將文件制作成專門的外發(fā)文檔，并對外發(fā)文檔進(jìn)行權(quán)限控制，通過審批控制、指定查看人、身份驗(yàn)證以及到期刪除等措施，限制外發(fā)文件使用時(shí)長、次數(shù)、剪貼板、打印、有效期、修改權(quán)限，多層次管控文檔外發(fā)，讓文檔在外也得到保護(hù)。

（1）外發(fā)審批

當(dāng)需要給客戶或合作伙伴外發(fā)文件時(shí)，首先需向上級領(lǐng)導(dǎo)提出外發(fā)申請，審批通過后方可將普通文檔制作成指定的外發(fā)文件，防止泄密。

（2）身份驗(yàn)證

接收方收到外發(fā)文件后，打開時(shí)需要進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后才能在授予的權(quán)限范圍內(nèi)正常使用。身份認(rèn)證方式包括：解密密碼、設(shè)置白名單等。

（3）限制查看權(quán)限

系統(tǒng)可以根據(jù)需要指定外發(fā)文檔在外的訪問權(quán)限，其中包括：閱讀次數(shù)、閱讀時(shí)間、復(fù)制剪貼、修改、截屏、打印等。并可設(shè)置文件到期自動刪除，防止機(jī)密文件被二次利用。

企業(yè)為了防止文件外發(fā)泄密的風(fēng)險(xiǎn)，需要綜合采取多種措施來加強(qiáng)管理和保護(hù)。華企盾DSC數(shù)據(jù)防泄密系統(tǒng)可以幫助規(guī)范管理企業(yè)的文檔外傳行為，確保企業(yè)信息交互安全可控。